Podróże służbowe członków zarządu

Kluczowe pytanie w tej kwestii brzmi: czy podróże służbowe członków rady nadzorczej i poniesione w związku z tym koszty można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Odpowiedź jest stosunkowo prosta. Podstawę prawną w tym zakresie stanowi: art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy z 15 lutego 1995 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (j.t. DzU z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.).

Uwaga! Podróże służbowe członków zarządu bądź rad nadzorczych nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Grupa ta obejmuje wyłącznie wynagrodzenie członków zarządu, wypłacane z tytułu pełnionych przez nich funkcji w spółce.

Wspomniany już artykuł 16 ust. 1 pkt 38a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych wyraźnie mówi, że do kosztów uzyskania przychodu nie mogą zostać zaliczone wydatki na rzecz jednostek wchodzących w skład zarządu czy rad nadzorczych – podobnie jest w przypadku członków komisji rewizyjnych oraz członków organów stanowiących osób prawnych. Wyjątkiem od tej zasady są wydatki, które wynikają z funkcji pełnionych przez wspomniane organy. Wynika z tego, że wynagrodzenie członka zarządu oraz rad nadzorczych będzie zaliczało się do kosztów uzyskania przychodu, niezależnie od bezpośredniego związku jednostki z przychodem całej spółki.

Przy określeniu zakresu funkcji pełnionych przez członków zarządu oraz rad nadzorczych należy sięgnąć do innej podstawy prawnej – ustawy z dnia 16 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych (DzU nr 94, poz. 1037 ze zm.). Jako że rada nadzorcza ma za zadanie nadzorować ogólną działalność spółki, jednakże nie ma mocy sprawczej względem zarządu, jej wynagrodzenie za pełnienie funkcji nadzorczych w spółce można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Inne wydatki powstałe na skutek podejmowanych przez jednostki rady nadzorczej decyzji nie mogą natomiast zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Potwierdza to nie tylko wspomniana wcześniej podstawa prawna, ale również specjalne oświadczenie Ministerstwa Finansów – pismo z 8 sierpnia 2002 r., nr PB5/MD-066-419-1871/02 – z którego wyraźnie wynika, że zwrot kosztów podróży i diet członków rady nadzorczej nie stanowi dla spółki kosztów uzyskania przychodu.

Oczywiście, nic nie stoi na przeszkodzie, aby ustalone wcześniej wynagrodzenie członka zarządu czy rady nadzorczej uwzględniało wszystkie koszty związane z pełnieniem tej funkcji – również koszty podróży służbowych.

Same zasady wypłacania członkom zarządu oraz rad nadzorczych należności z tytułu podróży służbowych każda spółka określa odrębnie, z możliwością sugerowania się rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167). Rozporządzenie to uwzględnia m.in. wysokość diety pracowników w przypadku podróży służbowych krajowych i zagranicznych. Warto podkreślić, że inne zasady dotyczą jednostek, które są jednocześnie członkami zarządu/rad nadzorczych oraz pracownikami, a inne tych, które są wyłącznie członkami zarządu i rad nadzorczych.

Podróże służbowe członków zarządu i rad nadzorczych